Cómo hacer una “Descripción del puesto de trabajo” en mi consultorio

Un “Job Description” o como lo llamaríamos en países hispanohablantes “  una descripción del puesto de trabajo”, es un documento que sirve para una adecuada gestión de recursos humanos y personal. Estoy segura que quieres asegurarte que cada inversión que haces en tu consultorio no se tire a la basura, ¿verdad?  Pues aprende a contratar mejor a tu personal! 

El primer paso, antes de contratar, ¡es realizar una descripción del puesto de trabajo! De hecho, nunca deberías contratar a nadie sin disponer de este documento fundamental. 

¿Qué debe contener un Job Description o Descripcion del puesto de trabajo? A continuación te enseñamos cómo hacer el de tu recepción o asistente 

Debe contener los siguientes puntos como mínimo: 

• El título que desempeñará: Por ejemplo, Recepción y Atención al cliente. 
• El departamento para el que trabajará: Por ejemplo, Departamento comercial
• A quién le reporta: Por ejemplo, al Dr. Ramos. 
• Cómo se le mide:  Si fuera para un puesto de recepción, estos podrían ser sus “KEY Factor Indicators” (KPI’s) 

1. Número de llamadas que se reciben al día
2. De las llamadas recibidas, cuales son de prospectos y cuales son de pacientes ( Un prospecto en mercadeo nos referimos a un posible cliente. Alguien que nunca te ha comprado anteriormente. Normalmente son las consultas de “primera vez”).
3. De los prospectos recibidos, cuantas citas se lograron concretar. 
4. De las “consultas por primera vez”, Cuantas ventas se llevaron a cabo? Qué tipo de servicios se vendieron?
5. Grado de satisfacción del paciente por trato recibido en recepción
6. Número de citas confirmadas
7. Número de pacientes que no asistieron a consulta a pesar de haber confirmado por teléfono. 

• Y por supuesto, Determinar las responsabilidades de su cargo. En el caso de una recepción pudieran ser las siguientes:

1. Proporcionar una experiencia positiva por teléfono y en la visita de consultorio
2. Agendar consultas y procedimientos quirúrgicos
3. Cobros de pacientes. 
4. Manejo de caja menor según los estándares
5. Coordinar lo que sea necesario en el consultorio con el fin de que la visita de un paciente o prospecto, sea lo más agradable posible
6. Confirmar citas con 48 horas de antelación
7. Hacer seguimiento de las personas que confirmando asistencia, nunca aparecieron. 

Como comenté antes, este documento es solo el principio de la lista de requerimientos escritos que debes tener en tu consultorio. Más adelante, te iremos dando otro tipo de documentos, muy relevantes para la eficiencia de tu equipo de trabajo. 

¿Ya tienes hechos los Job Description de tu equipo?